Allgemeine Geschäftsbedingungen der DMSZ GmbH

Allgemeine Geschäftsbedingungen der DMSZ GmbH und besondere Bedingungen zur Zertifizierung von Managementsystemen der DMSZ GmbH, im folgenden DMSZ genannt, mit ihrem Vertragspartner, nachstehend “Auftraggeber” genannt.

1. Geltungsbereich
Diese Bedingungen gelten für die zwischen der DMSZ und ihren Auftraggebern geschlossenen Verträge, soweit nichts anderes schriftlich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Im folgenden Text werden Audits als “Audit”, Auditoren, Gutachter und Experten als “Auditor” sowie Audit- und Begutachtungsberichte als “Auditbericht” bezeichnet.

2. Audits von Managementsystemen
Die DMSZ prüft das Managementsystem des Auftraggebers oder Teile davon mit dem Ziel, die Konformität zu vereinbarten Forde-rungen, einschließlich der Wirksamkeit des Systems festzustellen. Hierüber erhält der Auftraggeber einen Bericht und ein DMSZ-Zertifikat bzw. eine Urkunde. Die DMSZ ist bei ihrem Audit unabhängig, neutral und objektiv. Audits werden am Ort der Leistungserbringung des Auftraggebers durchgeführt. Art, Umfang und Termine zum Verfahren vereinbaren die Parteien gesondert. Werden bei einem Audit Abweichungen von den Forderungen des Regelwerks festgestellt, sind die Korrekturmaßnahmen innerhalb der vom Regelwerk vorgegebenen bzw. einer angemessenen, vereinbarten Frist nachweislich vom Auftraggeber umzusetzen, bevor ein DMSZ-Zertifikat erteilt werden kann. Die DMSZ bemüht sich, Störungen des Betriebsablaufs bei der Durchführung der Audits in den Räumen des Auftraggebers gering zu halten.

3. Auswahl der Auditoren
Die Auswahl und Anzahl der einzusetzenden Auditoren obliegt der DMSZ. Sie benennt den/die Auditoren und stellt dem Auftraggeber deren Kurzbiographien zur Verfügung. Die DMSZ verpflichtet sich, nur Auditoren einzusetzen, die aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation, ihrer Erfahrungen und ihrer persönlichen Fähigkeiten für den Auftrag geeignet sind. Sie sind für das/die geforderte(n) Regelwerk(e) zugelassen, verfügen über angemessene Erfahrung im Tätigkeitsbereich des Auftraggebers sowie über Management- und Auditerfahrung. Der Auftraggeber ist berechtigt, die von der DMSZ vorgeschlagenen Auditoren ohne Angabe von Gründen abzulehnen. In diesem Fall unterbreitet die DMSZ einen neuen Vorschlag. Die Berechtigung zur Ablehnung steht dem Auftraggeber zu Beginn der Vorbereitungs- und Überwachungsphase je einmal zu. Für den Fall, dass ein Auditor unmittelbar vor oder während des Audits ausfällt, vereinbaren beide Parteien das weitere Vorgehen.

4. Rechte und Pflichten der DMSZ

4.1. Vertraulichkeit und Datenschutz
Die DMSZ verpflichtet sich, über alle Tatsachen, die ihr im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit beim Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren, gleichviel, ob es sich dabei um Interna des Auftraggebers selbst oder um dessen Geschäftsverbindungen handelt. Gleiches gilt für mündliche und schriftliche Ergebnisse aus den Audits. Informationen an Dritte leitet die DMSZ nur mit schriftlichem Einverständnis des Auftraggebers weiter. Die DMSZ bewahrt Aufzeichnungen aus Audits für mindestens einen Zertifizierungszyklus (i.d.R. drei Jahre) auf. Diese Verpflichtungen gelten auch für die Zeit nach Beendigung des Vertragsverhältnisses. Die DMSZ betreibt über ihren Internetauftritt ein gesichertes Webportal, das den Abruf von Ergebnissen aus den Audits sowie sonstigen Informationen dient. Die Teilnahme des Auftraggebers am Webportal ist erst nach Einrichtung eines Benutzerzugangs (Vergabe von Benutzername und Passwort) und Abgabe einer elektronischen oder schriftlichen Einwilligung möglich.

4.2. Akkreditierung und Zulassung
Die DMSZ ist durch Akkreditierungs- und Zulassungsstellen be-rechtigt, Audits und Zertifikate zu zahlreichen Regelwerken zu erstellen. Sie ist verpflichtet, Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen dieser Stellen die Teilnahme an Audits zu ermöglichen. Sie gewährt ihnen Einblick in eigene Unterlagen sowie auftragsbezogene Daten, soweit dies für Akkreditierungsverfahren notwendig ist. Diese Mitarbeiter werden zur Verschwiegenheit verpflichtet. Soweit einzelne Regelwerke es ausdrücklich fordern, werden auftragsbezogene Daten und Auditergebnisse an diese Stellen weitergegeben. Hierzu gilt das Einverständnis des Auftraggebers als erteilt.

4.3. Haftung
Die DMSZ haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Dies gilt auch für Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen. Die DMSZ verpflichtet sich, für die im Rahmen des Auftrages zu erbringenden Dienstleistungen auf Anforderung eine Haftpflichtversicherung nachzuweisen.

4.4. Haftungsbeschränkung
Soweit eine Haftung der DMSZ in Betracht kommt, ist diese auf höchstens € 100.000,- pro Geschäftsvorgang und € 250.000,- pro Kalenderjahr beschränkt.

4.5. Veröffentlichung
Die DMSZ führt und veröffentlicht auf Anfrage ein Verzeichnis aller Auftraggeber mit gültiger DMSZ-Zertifizierung. Diese Veröffentlichung beinhaltet Name und Anschrift der zertifizierten Organisation sowie den Geltungsbereich und das Regelwerk. Die DMSZ kann die Zertifikate der Auftraggeber für Referenzen und/oder Werbezwecken verwenden. Hierzu gilt das Einverständnis des Auftraggebers als erteilt.

4.6. Wirksamkeit von zertifizierten Managementsystemen
Die DMSZ verifiziert durch regelmäßige Audits (meist jährlich) die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems des Auftragge-bers. Erhält die DMSZ Informationen von Dritten, die Zweifel über die Konformität oder Wirksamkeit des von ihr zertifizierten Mana-gementsystems begründen, hat sie das Recht, nach Abstimmung der betroffenen Auftraggeber zusätzliche außerplanmäßige Audits sowie bei der Erweiterung des Geltungsbereiches durchzuführen. Im gesetzlich geregelten Bereich hat die DMSZ das Recht, in begründeten Fällen zusätzliche unangekündigte Audits durchzufüh-ren.

4.7. Vereinbarung von Terminen
Die DMSZ und der Auftraggeber vereinbaren Audittermine möglichst langfristig. Termine werden schriftlich bestätigt. Kann auf Veranlassung des Auftraggebers ein bestätigter Termin nicht wahrgenommen werden, so
kann die DMSZ die durch die Vorbereitung des Termins tatsächlich entstandenen Aufwendungen in Rechnung stellen

5. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

5.1. Managementsystem
Der Auftraggeber muss ein dokumentiertes Managementsystem einführen und aufrechterhalten, das die Forderungen des zugrunde gelegten Regelwerks erfüllt. Um die Konformität und Wirksamkeit des Managementsystems dauerhaft sicherzustellen, sind die hierfür notwendigen Maßnahmen durchzuführen und zu dokumentieren.

5.2. Darlegungspflicht
Der Auftraggeber stellt sicher, dass der DMSZ alle für die Erfüllung des Auftrages notwendigen Informationen und die erforderlichen Räumlichkeiten zugänglich sind. Er verpflichtet seine von ihm benannten Beauftragten und Mitarbeiter, dem Auditor rechtzeitig, wahrheitsgemäß und vollständig Auskunft über alle Vorgänge zu erteilen, die für die Audits von Bedeutung sein können. Im Rahmen von zertifizierten Managementsystemen müssen der DMSZ auf Anfrage alle Aufzeichnungen über Beanstandungen und deren Korrekturmaßnahmen vorgelegt werden.

5.3. Mitteilung über Änderungen
Der Auftraggeber ist verpflichtet, die DMSZ unverzüglich über alle Änderungen zu informieren, die auf das zertifizierte Managementsystem Einfluss haben können. Dies bezieht sich besonders auf den Kauf/Verkauf von Unternehmensteilen Eigentümerwechsel, Änderungen des Tätigkeitsfeldes, grundlegende Prozessveränderungen oder die Eröffnung von Konkurs- oder Vergleichsverfahren. Die DMSZ prüft nach Absprache mit dem Auftraggeber, wie das Zertifikat in solchen Fällen aufrechterhalten werden kann.

5.4. Vertraulichkeit und Verschwiegenheit
Der Auftraggeber ist berechtigt, den Auditbericht vollständig weiterzugeben. Eine auszugsweise Weitergabe ist nicht gestattet. Die dem Auftraggeber von der DMSZ überlassenen Unterlagen einschließlich des DMSZ Zertifizierungssymbols sind urheberrechtlich geschützt. Der Auftraggeber erkennt ausdrücklich an, dass alle ihm von der DMSZ übergebenen oder zur Einsicht überlassenen Unterlagen Eigentum der DMSZ bleiben und verpflichtet sich, diese nur intern zu verwenden, Dritten nicht zugänglich zu machen oder für andere als vereinbarte Zwecke zu nutzen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die ihm unter dieser Vereinbarung zugänglich gemachten Informationen und Kenntnisse über Angelegenheiten der DMSZ, deren Mitarbeiter und Gutachter vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt über das Ende der Vereinbarung hinaus bestehen. Der Auftraggeber verpflichtet seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen entsprechend.

5.5. Unabhängigkeit der Auditierung
Der Auftraggeber ist verpflichtet, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit der DMSZ Mitarbeiter und Auditor beeinträchtigen könnte. Dies gilt besonders für Angebote für Beratungstätigkeit inklusive interner Audits Anstellung und Aufträge auf eigene Rechnung, gesonderte Honorarabsprachen oder sonstige geldwerte Zuwendungen.

5.6. Matrixverfahren
Bei der Anwendung des Matrixverfahrens ist der Auftraggeber verpflichtet alle Änderungen bei Standorten, die Einfluss auf das Matrixverfahren haben, 4 Wochen vor dem nächsten Audit der DMSZ GmbH schriftlich mitzuteilen.

6. Leistungen, Preise und Zahlungsbedingungen
Der Auftraggeber erkennt die Geschäftsbedingungen und Preise der DMSZ in der jeweils gültigen Fassung an, soweit vertraglich nicht anders vereinbart. Der Auftrag wird abschnittsweise nach Leistungserbringung abgerechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug netto zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist die DMSZ berechtigt, die jeweils banküblichen Zinsen zu berechnen.

7. Zertifikate und Zertifikatssymbole

7.1. Erteilung und Nutzung
Die DMSZ ist verpflichtet, bei Erfüllung aller Zertifizierungsforderungen und vertraglichen Verpflichtungen das Zertifikat zu erteilen und dem Auftraggeber auszuhändigen. Die Zertifizierungsentscheidung obliegt allein der DMSZ. Grundlage ist die im Auditbericht ausgesprochene Empfehlung der Auditoren, das Zertifikat auszustellen. DMSZ- Zertifikate haben in der Regel eine Gültigkeit von drei Jahren, beginnend mit der Feststellung der Konformität. Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen zur Werbung eingesetzt werden. Diese Nutzung ist auf den Geltungsbereich und die Geltungsdauer der Zertifizierung beschränkt. Zertifikatssymbole dürfen nicht unmittelbar auf einem Produkt angebracht oder in einer Weise verwendet werden, durch die der Eindruck entstehen könnte, dass sie sich auf die Konformität eines Produktes mit dem zugrunde gelegten Regelwerks beziehen. Die DMSZ ist verpflichtet, im Rahmen ihrer Möglichkeiten auf die korrekte Verwendung zu achten. Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nicht auf Rechtsnachfolger oder andere Organisationen übertragen werden. Nach Aussetzung, Entzug oder Annullierung einer Zertifizierung muss der Auftraggeber jede Werbung mit der Zertifizierung einstellen. Der Auftraggeber verpflichtet sich zur Rückgabe des Zertifikats nach Entzug oder Annullierung. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen. Nachdrucke und Veränderungen der DMSZ-Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nur von Personen vorgenommen werden, die von der DMSZ dazu ermächtigt sind.

7.2. Nichterteilung des Zertifikats
Die DMSZ kann Zertifikate nur erteilen, wenn nach dem Audit die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Bei Nichterfüllung dokumentiert der Auditor die Mängel in einem Abweichungsbericht oder er gibt die Auflagen bekannt, deren Erfüllung zur Erteilung eines Zertifikats notwendig sind. Abweichungen oder Auflagen sind innerhalb der gesetzten Fristen zu beheben oder zu erfüllen Erforderlichenfalls wiederholt die DMSZ die Audits ganz oder teilweise. Die Kosten hierfür werden entsprechend der gültigen Preisliste nach Aufwand berechnet. Wurden die Mängel nicht innerhalb der gesetzten Fristen behoben und/oder sind auch nach zweimaliger Nachaudit die Voraussetzungen für eine Zertifikatserteilung nicht gegeben, wird das Zertifizierungsverfahren durch einen Bericht ohne Zertifikat abgeschlossen.

7.3. Aussetzung, Entzug, Annullierung und Einschränkung des Zertifikats

a) Aussetzung:
Die DMSZ ist berechtigt, das erteilte Zertifikat zeitlich befristet auszusetzen, wenn der Auftraggeber seine vertraglichen oder finanziellen Pflichten der DMSZ gegenüber nachweislich verletzt, besonders wenn. Korrekturmaßnahmen am Managementsystem nicht innerhalb der vereinbarten Fristen nachweislich wirksam umgesetzt wurden, die von der DMSZ vorgeschlagenen Termine der Audits zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung nicht wahrgenommen wurden und dadurch die Frist von in der Regel zwölf Monaten seit dem letzten Audits überschritten wurde, die DMSZ nicht rechtzeitig über geplante Änderungen am Managementsystem und andere Änderungen informiert wurde, die die Konformität mit dem Audit zugrunde gelegten Regelwerk beeinflussen, ein DMSZ-Zertifikat oder ein Zertifikatssymbol in irreführender Weise verwendet wurde. Die DMSZ kündigt eine mögliche Aussetzung zunächst schriftlich an. Werden die Gründe für die Aussetzung in den festgelegten Fristen nicht beseitigt, so informiert die DMSZ den Auftraggeber schriftlich über die Aussetzung der Zertifizierung und benennt ihre Gründe sowie die notwendigen Maßnahmen, um die Zertifizierung wieder in Kraft setzen zu können. Die Aussetzung der Zertifizierung wird befristet (in der Regel maximal 90 Tage). Werden die geforderten Maßnahmen innerhalb der festgesetzten Frist nachweislich wirksam umgesetzt, wird die Aussetzung der Zertifizierung zurückgenommen.

b) Entzug:
Die DMSZ ist berechtigt, Zertifikate nach schriftlicher Ankündigung zu entziehen oder für ungültig zu erklären, wenn
- die Frist für die Aussetzung der Zertifizierung abgelaufen ist,
- die Konformität des Managementsystems mit dem zugrunde gelegten Regelwerk nicht gewährleistet ist,
- der Auftraggeber nach Aussetzung des Zertifikats weiterhin mit der Zertifizierung wirbt,
- der Auftraggeber seine Zertifizierung in einer Form anwendet, die die Zertifizierungsstelle in Verruf bringt,
- die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikats geführt haben, nicht mehr gegeben sind oder der Auftraggeber nicht bereit ist, Abweichungen zu beseitigen,
- der Auftraggeber das Vertragsverhältnis mit der DMSZ wirksam beendet.

c) Annullierung:
Die DMSZ ist berechtigt, Zertifikate zu annullieren oder rückwirkend für ungültig zu erklären, wenn
- sich nachträglich herausstellt, dass die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikats notwendig waren, nicht gegeben waren,
- der Auftraggeber das Zertifizierungsverfahren in unzulässiger Weise -beeinträchtigt hat, so dass die Objektivität, Neutralität oder Unabhängigkeit des Bewertungsergebnisses in Frage stehen.

d) Einschränkung:
Die DMSZ ist berechtigt den Geltungsbereich der Zertifizierung des Auftraggebers einschränken, um diejenigen Teile auszuschließen, die die Anforderungen nicht erfüllen, wenn der zertifizierte Auftraggebers es dauerhaft oder schwerwiegend versäumt hat, die Zertifizierungsanforderungen für diese Teile des Geltungsbereichs der Zertifizierung zu erfüllen. Eine solche Einschränkung muss in Übereinstimmung mit den Anforderungen der für die Zertifizierung verwendeten Norm erfolgen.

8. Einspruch und Beschwerde
Jeder Auftraggeber hat das Recht, bei Meinungsverschiedenheiten mit Auditoren oder mit der DMSZ gegen eine Entscheidung Einspruch oder Beschwerde einzulegen.

Einspruch: Jeder Auftraggeber hat Anspruch auf Dienstleistungen, die im vereinbarten Rahmen so erbracht werden, dass seine Erwar-tungen und Bedürfnisse erfüllt werden. Bei Nichterfüllung bittet die DMSZ um Information, die zur Verbesserung notwendig ist.

Beschwerden: Beschwerden können mündlich oder schriftlich bei der Geschäftsführung der DMSZ vorgetragen werden. Ist eine Lösung mit den unmittelbar Betroffenen, dem Qualitätsbeauftragten der DMSZ oder mit der Geschäftsführung nicht möglich, kann die Schiedsstelle der DMSZ schriftlich benachrichtigt werden.

9. Schiedsstelle
Die Schiedsstelle der DMSZ kann bei Beschwerden und in Streitfällen über Bewertung, Erteilung, Aussetzung oder Entzug eines Zertifikats angerufen werden, wenn die beiden Parteien aufgrund einer gemeinsamen schriftlichen Darstellung des Sachverhalts (Schiedsvereinbarung) vereinbart haben, dass der Streitfall unter Ausschluss des ordentlichen Rechtswegs entschieden werden soll. Die Schiedsstelle besteht aus drei Personen. Beide Parteien benennen jeweils einen Schiedsrichter. Der Obmann wird von den Schiedsrichtern gemeinsam benannt. Er muss die Befähigung zum Richteramt nach deutschem Recht haben. Die Schiedsstelle kann durch schriftlichen Antrag bei der Geschäftsführung der DMSZ einberufen werden. Näheres regelt die Geschäftsordnung für die Schiedsstelle (Schiedsordnung) der DMSZ.

10. Dauer und Beendigung
Die Vereinbarung wird mit Auftragserteilung auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Auftraggeber kann ohne Angabe besonderer Gründe mit einer Frist von einem Monat schriftlich kündigen. Im Fall der Kündigung durch den Auftraggeber behält sich die DMSZ vor, die bereits erbrachten Leistungen zu berechnen. Die DMSZ kann nur aus wichtigem Grund, insbesondere bei Verletzung der §§ 5, 6 und 7 dem Auftraggeber gegenüber kündigen.

11. Gerichtsstand und Rechtswahl Gerichtsstand ist Darmstadt. Es gilt deutsches Recht.

12. Abweichende Vereinbarungen
Abweichende Vereinbarungen oder Nebenabreden bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen der vertraglichen Vereinbarungen – einschließlich der Geschäftsbedingungen – unwirksam sein, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Parteien werden die unwirksamen Bestimmungen unverzüglich durch solche ersetzen, die den unwirksamen in ihrem Sinngehalt möglichst nahe kommen.

13. Zusätzliche Bedingungen
Zusätzlich zu vorstehenden Bedingungen gelten bei einzelnen Regelwerken die jeweils spezifischen Forderungen in der jeweils gültigen Version inklusive ihrer ergänzenden Interpretationen.

DMSZ GmbH
Deutsche Managementsystem Zertifizierungsgesellschaft mbH
Wilhelm-Leuschner-Straße 28
64347 Griesheim

Juli 2011